オンライン会議アプリZoomで資料を共有しながらお客様と話そう。

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オンライン会議アプリZoomというのはご存知でしょうか。

オンライン会議アプリではSkypeが有名ですがZoomというアプリがあり、最近利用者数を伸ばしているようです。

僕もZoomを使ってコンサル業務を行っていますが、Zoomを付けば相談中に手元の電子資料等を画面共有することができますので非常に便利です。

今回はその方法をご紹介します。


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オンライン会議アプリZoomとは?


Zoomをあまりご存知ない方はまずはこちらの記事をお読みください。

【保存版】Zoomアプリのメリットとデメリットを徹底的に調べました。




Zoomにはメリットもデメリットもありますが、概ねメリットの方が大きいですので最近はスカイプよりもZoomを利用しています。


Zoomには画面共有という機能があります。

これは、PCに表示されているウィンドウやデスクトップ画面イメージを、「そのまま」相手の画面に表示する機能です。

これを使えば、手元にあるPDF等の電子資料を、相手の画面に表示させることが可能なんですね。


一方、同じオンライン会議アプリで有名なスカイプにも同様の画面共有機能がありますが、実はスカイプの画面共有は端末の組み合わせによって、できたり出来なかったりするんです。

スカイプの古いバージョンではスマホでも共有できたのが、新しいバージョンではできなくなったりと、これには僕も相当苦労させられました。

ということで、現在はスカイプは使わずZoom一本でコンサル業務をしています。


ただ注意して欲しいのが、Zoomをビジネスで使う場合は有料プランに申し込むのがお勧めです。

無料でも使えなくはないですが、3人以上の場合は1セッション40分までという制限があるので、ビジネスで利用するには不十分です。ただし1対1であれば40分制限はありません。

コンサル中に突然接続が切れて、お客様に、もう一度接続してください、なんていえませんよね?

ウチはコンサル2人で対応したりと、3人で40分以上のセッションが普通にあるので、もちろん有料プランを利用しています。


Zoomの有料プランの申込み方法


Zoomを使いたいという方のために、登録とプランの申込方法を簡単に説明しておきますね。


まず以下からZoomのサイトに登録します。



次に、こちらのページで適切なプランを申し込んでください。

Zoomの各プランと料金の案内ページ

簡単ですね。


全部英語(日本語の公式ページはまだありません)なので多少とっつきにくいですが、日本人でももちろん問題なく使えます。

また以下で詳しく説明しますが、アプリ自体は日本語化されていて、ITに不慣れなお客様でも全然問題ないようです。(今まで問題になったことがありません)


個人FPとして利用するのであれば、Proプランで十分でしょう。僕もこちらを利用しています。


月額14.99USDですから、大して負担になる金額でもありません。

事務所を構えたり会議室を借りるのに比べれば、はるかに安い投資ですよね。


Zoomで画面を共有する方法


では早速、Zoomで画面を共有する方法を具体的に見ていきましょう。


Zoomの画面共有を開始する


Zoomで画面共有を開始する前に、共有したいファイル(PDFなど)を開いて表示しておいてください。

Zoomでお客様との接続が完了しミーティングを開始したら、こんな画面になると思います。


おっさんの顔でスイマセン。笑

で、画面の下に「画面の共有」というボタンがあるので、そこをクリックしてください。

ちなみにその右隣にある小さな上向きの矢印(?)をクリックすると、共有のオプションが開きます。


誰が画面共有を開始できるか、などを指定できますが、お客様と二人でミーティングしている場合は特に変えなくてOKだと思います。

もしこちらがコンサルタント二人などのような場合は、「Who can share?」を「All participants」、

「Who can sharing when someone else is sharing?」を「All Participants」にしておけばどちらからでも画面共有を開始できます。

「画面の共有」をクリックすると、こちらのダイアログが開きますので、共有したいウィンドウか画面を選択してください。



共有が始まると、無事相手の画面に表示されます。



このとき、ビデオはサムネイルサイズになって脇に表示されるようになります。


Zoomの共有画面を切り替える


共有が始まると、Zoomのウィンドウが小さくなり、メニューは画面の上に表示されるようになります。

メニューの位置が変わるので最初は少し戸惑いますが、何度もやって慣れておきましょう。

先程「画面の共有」という名前のボタンだった部分が「新しい共有」という名前に変わっています。


それをクリックすると画面を選択するダイアログが表示されるので、切り替えたい画面を選択すれば切り替わります。



Zoomの画面共有を停止する


共有を停止させる方法は二つあります。

Zoomの画面から共有を停止させる

メニューバーの下に「共有の停止」という赤いボタンが現れていますので、そちらをクリックすると共有を停止します。

共有を停止したら元のビデオ画面に戻ります。


ウィンドウを閉じる

共有しているウィンドウを閉じることで、共有を停止させることもできます。

その場合、共有ウィンドウを閉じるとこちらのようなメッセージが表示されます。


再度共有する必要のない資料であれば、この方法で停止させてもOKですが、ちょっと乱暴な気もしますのでZoomのメニューから停止させる方法で統一しておいたほうがいいかもしれませんね。



Zoomで画面共有をする方法まとめ


Zoomで相談業務をする際に非常に便利な画面共有の方法を説明しました。

Zoomはメニューから直感的に操作できますのでそれほど難しく考える必要はなく、やればカンタンにできるようになるはずです。


ただ、ミーティングの最中は顧客の話や、こちらから話す内容に意識を集中しないといけません。

そういう状態では意外と頭が働かなくて、何度もやっている操作のはずなのに

「あれ?共有ってどうやってやるんだったっけ?」

とか焦ったりします。(実際、僕も何度か焦りました…)


ですので、2台のPCで接続したり、知人や友人にお願いして事前によく練習しておくのがお勧めですね。


慣れれば、これほど便利な機能もありませんから、どんどん活用して日々のFP業務に役立ててください!




ps.

月収70万円超えました。

保険を売らなくてもFPは十分やっていけますよ。


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