自宅開業したいFPが、作業効率化するためのコツはこれ!

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ネット集客している都合で、
お客様とはオンラインで面談するので
自宅開業、自宅が仕事場になっています。

ただ自宅開業はメリットもある反面、
デメリットもあります。

できるだけ作業効率を落とさず、
FPが自宅開業のメリットを存分に享受するための
コツをお話します。


FPが自宅開業するメリット


まずはFPが自宅開業する場合の
メリット、デメリットについて
考えてみましょう。

事務所の維持費、通勤費などを効果的に削減できる


誤解のないようにまずはお断りしておくと、
事務所を持つことは決して悪いことでは
ないと思います。

あとで述べるように、自宅開業のデメリットもありますので
事務所を持てばそれらが解消できる可能性があるからです。

ただ、独立開業したてのFPの場合
事務所の賃料を払うだけでも
結構な負担になるはずです。

集客もままならないのに、事務所の賃料は
固定費としてかかり続ける…。

既に一定規模以上の集客が出来ていたり、
あるいは複数のスタッフで協調作業が必要だったりすれば
事務所の価値も高まりますが、
そうでないなら単なるコストの塊ですよね。

そうなるぐらいなら、FP資格取ったら
まずは自宅開業されてみることをお勧めします。


面談が多くても、オンラインで解決できる


FPが事務所を持つ理由は色々あると思いますが、
お客様を迎えるスペースが欲しい、というのが
一つの大きな理由かと思います。

ただ、最近ではオンラインの技術が進んでいて、
便利なアプリを利用することでオンラインでの
面談も十分可能になっています。

例えば僕の場合、
最近はZoomが便利なのでよく使います。
参考:Zoomの関連記事

Zoomじゃなきゃダメという意味ではありませんが、
こういう便利なツールが次々と開発されていますので
「事務所で面談しないといけない」理由は
段々と薄れていっているのが現状なのです。


また、オンラインで面談することは
顧客にとっても大きなメリットがあります。

例えば事情により外出できない、しにくい方や
相談したいけど遠方なので来れない方でも
気兼ねなく相談ができるからです。


これは勝手な想像ですが、
医師も遠隔診断が可能になってきていて、
実際そのようなサービスをしている開業医もいるそうです。

初診はさすがに医院内で行いますが、
その後は患者の希望によっては
遠隔診断に切り替えるみたいなんですね。

もしかしたらFPも、
そのような感じになっていくのかもしれませんよ。

僕もできれば最初は事務所で面談し、
その後はオンラインで、というのが
理想だと思っています。

実際には、ネット集客していますと
遠隔地の方からの依頼も多くて、
100%オンライン面談に
なってしまったりするのですが…。


でも最近では、お客様がスマホであっても、
結構キレイな音声と画像で面談できたりするんですよね。

先にご紹介したZoomアプリ等を活用すれば
誰でもカンタンにできてしまうので
やらない手はないでしょう。

逆に今うまくいっているからと、
意固地になって、事務所オンリーを貫いていると、
だんだんと顧客を奪われていくかもしれません。

あなたが望むと望まないとに関わらず、
ネット集客というのは全国に広がりますからね…。


オフライン面談なら、バーチャルオフィス等を活用すればいい


物理的なスペースである事務所を借りるまでもないけど、
でも地元のお客様はオフラインで面談したい。

という顧客やFP側の希望もあると思います。

これは僕も普段利用しているのですが、
バーチャルオフィスやシェアオフィスを借りておき、
そこの会議室を会員料金で利用するという方法が
いいと思います。

バーチャル会員であれば、大抵の事業者は
住所を貸してくれますので、名刺などにも
記載できるメリットがあります。

参考

女性FP必見!?京都のバーチャルオフィスをFP目線で徹底比較してみました!



今僕が所属しているオフィスは「京都いのべーしょんオフィス」
というところで、5,000円+税でバーチャル会員になれます。

バーチャル会員でも会議室を会員価格で借りられるので、
重宝していますね。

また場所も四条烏丸なのでアクセスが非常に便利です。

お客様にも足を運んでもらいやすいので
非常に印象はいいですね。


このように事務所として価値の高い場所は、
賃料も高額になるので、最初から自分専用の事務所を
借りるのはやはり敷居が高いと思います。

バーチャルオフィスや、シェアオフィスを
上手に使っていきましょう。


事務所に通勤する必要がなくなる


自宅開業、事務所レスだと
毎日事務所に通勤する必要がありません。

時間とエネルギーとお金の大きな節約になるので
これはかなりのメリットですね。

通勤によるCO2排出量が莫大な量に上る
という研究結果もあるぐらいで、
ここを節約できるのは非常に大きいといえるでしょう。


また少し話が逸れますが、
僕も会社員時代、片道30分から1時間かけて
職場まで毎日通ってました。

当時は常識というかこれが当たり前だと思っていたんですが
今、自宅で仕事をするのが当たり前の環境になってしまうと
もうそこには絶対戻れませんね…。

だって、あの通勤電車だとか、
毎日定時出社、残業ですから…。

それが悪いとは言いませんが、
やはりどうしても時間効率は悪く、
不満が溜まってしまいます。

後ほどデメリットでもお話しますが、
事務所がいいか、自宅が良いかは
人それぞれの面もあります。

僕なんかは自宅派なので、
そういう人にはやはり自宅勤務という
選択肢が標準で用意されているという
世の中に早くなって欲しいですね。


僕が会社を作る際には、
絶対そうすると思います。

なぜなら僕がそうしたいので。笑

話が少々逸れましたが、
自宅開業には以上のような
様々なメリットがあります。


自宅開業のデメリット


デメリットはメリットの裏返し、という面もあるのですが
一応列挙しておきます。

気持ちが切り替わらない


これは本人の気持ち次第という部分もあって、
僕なんかはすぐに切り替えられるので
全然OKです。

が、人によっては
「自宅では全然仕事スイッチが入らない」
という場合もあるでしょう。

自室が趣味の巣窟みたいになってたら
さすがにスイッチ入りませんものね。笑

そういった場合は、コストをかけてでも
小さな事務所を借りるほうが良いかもしれません。

シェアオフィスであれば
そんなに費用もかかりませんので。


場所を確保するのが面倒


自宅は自分で自由に使える反面、
お客様をお招きするには課題もあると思います。

いつも整理整頓されたリビングがあって、
そこにお招きできるのであれば問題ないのですが
家族全員で使っていると、そうもいかないかもしれません。

事務所がなければ前述の通り、その都度
会議室等を借りる手間暇がかかりますし、
頻度が高くなると会議室料金も
馬鹿にならなくなってきます。

どれぐらいのお客様が来られるのか?

バランスを見極めてください。


共同作業がしにくい


もし複数スタッフで作業しているのであれば、
やはり1箇所に集まったほうが
共同作業はしやすいですね。

今はオンラインミーティングの技術も進んでますので
事務所がなくてもある程度の共同作業ならできますが
密にコミュニケーションを取りながらやるなら
やはりリアルで会って作業するのがいいでしょう。

僕も、スタッフが増えてきたら
考えないといけないかもしれません。

あー、でも自宅が快適でいいなぁ。
自宅からZoomとかで許してもらえんだろうか…? 笑


自宅開業のデメリットを減らし、メリットを活かす


自宅開業のメリット、デメリットを見てきましたが、
自宅開業の一番の特徴はやはり「時間の自由」
です。

ただし自由というのは常に使い方次第で
良くも悪くもなりますので、自宅開業のメリットを
最大限に活かすため、この時間の使い方を
見ていくことにしましょう。


作業時間を測り、各作業の効率を知る


まずあなたの作業時間を測るのは「必須」です。

考えてみてほしいのですが、
例えば今、あなたは車に乗って
できるだけ遠くに行きたいとします。

このとき、与えられる燃料が「一定量」であれば、
できるだけ燃費の高い車を選ぶはずですね。


作業効率も、これと全く同じ概念です。

車の場合

走れる距離 = 燃費 x 燃料の量

ですが、作業効率の場合は

成果 = 作業の付加価値 x かけた時間

になります。

作業効率の場合はもう少し複雑で

成果 = 作業1の付加価値 x 作業1にかけた時間
   + 作業2の付加価値 x 作業2にかけた時間
   …


という感じになりますね。

で、成果を最大化するためには、
最も価値の高い作業に最大限に
時間を投入しなければいけません。


あなたがFPビジネスに求めるのは
収入という「成果」だと思います。

ただ、FPというのは特にコンサルタントをしていると
「時間」がメインの資本になってきます。

そして時間は誰にとっても一定であり、有限です。

だからこそ、どの作業に、どれだけ時間がかかり、
そしてそれぞれの作業がどの程度の「成果」
につながっているかということを
把握していかないとなかなか結果には
結びつかないんです。

その最も最初の作業として必要なのが、
「作業時間を測る」ということなのです。


ただ、自宅で一人で作業していると
なかなかこれが面倒だったり、
つい自分に甘えたりしてうまくいきません。

ここはツールの力も上手く利用していきましょう。


以前、僕が各作業時間を計測したときに
使っていた非常に便利なツールがTogglです。


作業時間計測アプリ Toggl
ScreenShot
英語版のみになりますが、
使い方は単純なのですぐに慣れます。


このアプリを使って計測した結果がこちら。

いつも時間がないあなたに朗報!周りからの理解と協力が得られる方法とは?




結果だけ抜粋すると
ぼくの作業時間はこんな感じになってました。

ScreenShot 3

この結果を見て、休憩、健康(維持)、睡眠時間が
多いのですが、これらは体が資本の個人事業主では
絶対に外せないところです。

(体を壊したらもうどうしようもなくなりますので)

ですから、健康を維持、増進しながら
家事の時間と軽作業の時間を減らし、
より付加価値の高いマーケティング、企画、
ライフプラン、投資相談などに回すべきと
判断しました。

こういうデータがあるので、例えば家事を
徹底的に合理化しているわけですね。



時間を計測せずに睡眠時間を削るのは愚かの極み


なぜこんな面倒なことをするのか?

これをやらないと、多くの人が

「睡眠時間を削ればいいじゃん」
とか、

「今は体も丈夫だから、一歩も外に出ずに作業に没頭すればいいよね」
とか、

一時的にはうまくいく気がしても
長期的には大変危険な方法に
走ってしまいがちだからです。


これは個人のFPだけでなく、
普通の職場でもよくあることかなと思いますが、
過労死ですとか長時間残業などが
社会問題になっている昨今、
もうダメな方法であることは火を見るより明らかです。


そこまで分かってて
なぜそちらの方向に行ってしまうかというと
単純に「作業時間が見えてない」からです。


作業時間が見える化できれば、
睡眠や休憩時間など貴重な時間を「減らさず」に
他のムダな時間を減らし
成果を拡大していくことが出来ます。


忙しいからと言って
睡眠時間を削っているFPもいるようですが、
そのワナにハマってしまうと
長期的には絶対上手くいきません。


百歩譲ってあなたの体力は生まれつき無尽蔵で
睡眠時間を削っても大丈夫なのかもしれませんが
それはあなた一人しかできないことだと
思ったほうがいいでしょう。

将来、事務所を大きくしていくとき、
周りのスタッフにも同じことを
強要するのでしょうか?


そんなことしたら、
「新興ブラック企業」です。

そんな会社作っちゃダメですよね。


そもそもお金の専門家たるFPが、
お金を生み出す源泉である
時間の使い方にルーズだというのは
いかがなものかと思いますので
気をつけてくださいね。


特に自宅で一人で作業していると、
時間の感覚なんてあってないようなもの、
みたいになってきます。

そうなると、どの作業がどれだけ
付加価値があるかも曖昧になり
だんだんと時間効率が落ちていきます。


そしてしまいには睡眠時間を削るという
暴挙に出かねません。

こうなるともう、一人ブラック職場です。


価値の低い作業は改善する、
作業時間を減らす、
もしくはいっそ不要なら無くす、
という手もあります。


特に一人の力というのは小さく、弱いものですので、
最大限の成果が発揮されるよう、
工夫を重ねていってください。


タスクマネジメントのテクニック


大まかな時間配分の戦略が出来てきたら、
今度は各タスクの管理と進め方を
効率化していきましょう。

これを書き出すと長くなってしまうのでちょっと割愛しますが、
僕が実践している方法をご紹介します。

GTD ストレスフリーの整理術




整理術という副題がついているので誤解しやすいですが
要は仕事を整理整頓してスムーズにこなしていくための
実践法です。

「ストレスフリー」とあるのは、確かにその通りで、
仕事をどんどん整理していくと、

「次に何をやるべきか?」

という悩みが無くなります。

これが小さいよに見えて結構大きなストレス源になってて
「他に忘れていることなかったかな…」と思いながら仕事をしていると
全然集中できませんし、ストレスもたまっていきます。


だから仕事の整理って
かなり重要なんですよね。

そういうノウハウとエッセンスがたっぷり詰まってますので、
GTDはお勧めの方法です。


特に僕みたいに忘れっぽい性格の人間だと、
こういう「仕組み」を持ってないと本当に危ないです。

クライアントとの約束を忘れて
ずっと記事作成に没頭してたら
ダメですからね(苦笑)

(実は結構、やりがちなミスです…)


僕はGTDは既に結構長いこと実践してて、
GTDの実践ワーク会みたいなのもやってたりします。


GTDを実践するには特に最初に気合が必要ですが
慣れると非常に快適なタスクシステムが完成するので
特に一人で自宅開業するなら、
導入する価値はかなり高いはずです。


一つ一つのタスクを効率的にするポモドーロタイマー


また、一つ一つのタスクの効率を上げるために
「時間を区切って作業する」という方法があります。

人間の集中力には限界があり、
それをこえて継続的に作業しても
能率が下がる一方です。

ですので、一定時間経ったら強制的に休憩を入れ、
集中力の回復を図るわけです。

特に現代の作業は頭脳労働が多く、
短時間で結構な集中力を消耗します。

だいたい、30分程度で
休憩を入れるのがいいとされていますね。

そこでこういうのを使います。



まぁ、ただのキッチンタイマーなんですが
これを30分に合わせて必ず休憩を取るようにすれば
いいという簡単なテクニックです。

タイマー自体はPCやスマホアプリもあるようですので、
ご自身の使い勝手に合わせて選んでください。

興味のある人は「ポモドーロ・テクニック」で
検索してみてくださいね。


自宅開業のFPが、作業効率化するまとめ


こうして見るとやっぱり「時間管理」
がキーワードになっていることがわかると思います。

自宅で一人で作業していると、
誰もあなたのことを管理してくれません。

自分のことは自分で管理しないといけませんが、
逆にそれができるようになれば、
これほど快適な職場もありません。


以上、いろいろと書きましたが、
一つでも参考にしていただいて、
仕事を楽しく、効率よく進めていきましょう!



ps.

月収70万円超えました。

保険を売らなくてもFPは十分やっていけますよ。


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2018年9月、日本FP協会の機関紙「FPジャーナル」(約20万部)の特集「長期x分散x積立投資を徹底検証」に林の記事が掲載されました。(→プロフィール




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日経ヴェリタス2016-08-14

日経ヴェリタス2016年8月14日号「確定拠出年金 とことん活用術」にコメントが掲載されました。(→プロフィール



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イオンカード会員誌mom 2015年12月号(30万部)に監修記事が掲載されました。



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