PDCAとは?FPに役立つPDCAの回し方!

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こんにちは。行列のできるFP事務所プロデューサーの林です。 

PDCAという言葉は、FPでもよく聞く言葉だと思います。特に忙しいFPには、仕事を改善する原則であるPDCAに興味のある人も多いでしょう。でも、実際にきちんと理解してPDCAを回せている人は案外少ないのではないでしょうか。

この記事では、具体的にPDCAとは何なのか?どういうときに役に立ち、どう実行していけば、結果を出すことができるのか。そんな疑問を解消するべく、PDCAについてまとめてみました。

PDCAの活用場面

まず、PDCAとは、問題や悩みを抱えている人の味方です。そして、目標や叶えたい夢があるFPのパートナーにもなります。

PDCAを実行することで、今抱えていることが解決に向かったり、目標や夢に確実に近づいたりすることができます。継続していけば、当初無理だと諦めていたことでも、気づいたら解消していた、達成できていたということもあるでしょう。

PDCAは、色々な場面で役に立ちます。一番活用されているのが、仕事やビジネスの場面だと思います。日本を代表する企業であるトヨタなどはPDCAを徹底的に活用し「カイゼン」という日本語を世界中に知らしめたほどです。

しかし、それだけではなく、日々の生活で達成したいことや趣味などあらゆることに応用できます。例えば、勉強やスポーツ、家事・育児、ダイエットやヨガ、ボルダリングなどなんでもありです。

今回は、仕事やビジネスで目標達成したいけど、なかなかうまくいかなくて悩んでいるFP向けに、記事を書いてみました。

このPDCAは上記にも書いたようにさまざまな場面で応用できますので、達成したいことや悩みがある方も、ぜひ読んで活用いただければ嬉しいです。

PDCAサイクルについて

「PDCAサイクル」とは、PDCAの核となる概念で、仕事の進め方の基本となる考え方です。

PDCAはそれぞれ以下の略です。

PはPlan(計画) 

行動計画を作ります。客観的なデータに基づいて数字で表現します。

「徹底的にやろう」ではなく、「1週間以内にチラシを1000枚配る」など具体的な数値で計画を立てます。

DはDo(実行)

計画通りに行動します。

「やっぱり違う方法の方が良かったかも」など余計なことは考えずに、立てた計画を実行することのみに集中します。

CはCheck(評価・振り返り)

定期的に、行動に対する結果を評価します。

「チラシ1000枚配ったら、売上が30%上がった」

「1000枚配ったのに、契約に結び付いたのは1人だけだった」など

結果も客観的に分かるように数値化します。

AはAction(改善)

C(評価)から得た結果に対し、行動計画を改善していきます。

「売上に結び付いたから、今度は1週間でチラシ2000枚配ってみる」

「費用対効果が小さかったから、今度はSNSで毎日1回以上情報発信してみる」など仕事のやり方や量・質などを変えていきます。

これらをP→D→C→A→P→D→C→A…というように、目標を達成するまで繰り返していくのがPDCAサイクルです。

詳しいPDCAの実行方法については、後ほど説明します。

次に、なぜPDCAが大切なのか?目標達成や問題解決に有効な方法とされているのか?について見ていきましょう。

PDCAの重要性

仕事やビジネスの場面では、効率やスピードが重視されます。

売上アップや会社の存続のために、短期間で成果を出すことを求められることもあるでしょう。

しかし、だからといって、がむしゃらに行動したり、目標は定めてみたけどあいまいだったり、結果はどうだったか改善点を検討しなかったりすると、自分では頑張っているつもりでも、実際は成果が出なかったということになりかねません。

このような空回りをなくし、着実に短期間で目標達成するためには、PDCAが重要です。

また、PDCAを活用していないけど、ある程度成果は出ているという人も、PDCAを実践すれば、さらなる成果を期待することができます。

PDCAは以下の点で、目標達成や問題解決に有効な方法として重要視されています。

組織で成果を出せる

目標や進捗状況、結果も数値で客観的に示すので、複数人で共有しやすく、組織での目標達成や問題解決にも向いています。

また、PDCAを実行する力は、個人によって違いますが、客観的にどういう計画を立てて、どう実行して、どういう結果が出たかが分かるので、上司や専門家もアドバイスしやすくなります。

最低限・最短で成果を出せる

具体的な行動計画に基づいて、着実に行動し、その結果を記録するので、行動計画の良し悪しを把握し、行動を取捨選択して、最短ルートを見つけ出すことができます。

行動した結果、成果が出れば、その方法を継続するか強化すればよいし、成果が出なければ、その方法をやらなければいいのです。

きちんと記録しておくことで、成果が出ない同じ方法をやってしまうなどの時間の無駄を省くことができます。

モチベーションアップにつながる

「とりあえず頑張る」よりも「今日中にここまでやる」と決めた方が、やる気が出た経験はないでしょうか?

具体的な数値で目標や結果が明確化されることで、いつまでに何をすればいいのか分かるので、行動しやすくなりますし、結果が出れば達成感を得ることができます。

また、行動計画を他の人とも共有することで、「人に宣言したのだからやらなきゃ」など、モチベーションが上がり、成果も出やすくなります。

次に、PDCAそれぞれの実行方法について、詳しく紹介していこうと思います。

PDCAの具体的な回し方

P→D→C→Aのサイクルを回していく中で、大切な点も踏まえながら、それぞれ説明していきます。

特にFPの場面で多い「問い合わせ」の改善例を用いています。

P(計画) 行動計画を作る

まずは、目標や問題を解決するための計画を立てましょう。

手順は以下のとおりです。

すでに目標や問題が明確化されている場合は、Ⅰ.とⅡ.は省略して構いません。

Ⅰ.正確に現状把握する

やみくもに目標設定をしても、現実的でなかったり簡単すぎたりして、業務過多になって体調を崩したり、目標達成しても成果は変わらなかったりして、逆にモチベーションが下がることに繋がりかねません。

そのため、目標設定の基礎となる、現在の状況を数値で把握しましょう。

事例:「現状、2ヶ月に1件ほどの問い合わせしかない」

Ⅱ.目標設定する

現状を把握したら、原因を分析して目標を設定しましょう。

「①新規の顧客が少ない ②広告の量を減らした ③同様の商品を作る会社が出てきた」など、思いつくままに書いてみるといいかもしれません。

その中で、一番大きい原因だと思うものを選びましょう。

事例:「問い合わせページへのアクセス数が少ない」

目標は、一つだけ選ぶことが重要です。

一つの目標に向かって試行錯誤し、達成できたら、次の目標を定める方が着実にステップアップできます。

事例:「問い合わせページへのアクセス数を倍にするために、ブログ全体のアクセス数を倍に増やす。そのために記事投稿ペースを倍にアップさせる。」

Ⅲ.行動計画を立てる

ここでは、6W2Hを参考にすると計画が立てやすくなります。

計画に漏れがないかをチェックすることもできます。

6W2Hの意味と具体的な内容を表にまとめました。

What何を仕事内容や種類など対象を明らかにする 
Whyなぜ目的や必要性など実行する意味を明らかにする 
Who誰が個人名や組織名など実行する人を明らかにする 
Whom誰と顧客など働きかける対象を明らかにする 
Whenいつ実行する時期や期限、頻度などを明らかにする 
Whereどこで実行する地域や場所を明らかにする 
Howどのように実施方法や進め方を明らかにする 
How muchいくら実行するための経費を明らかにする

また、初めて経験する業務など、行動計画の立て方が全く分からない場合は、周りに頼るのも一つの手です。先輩や上司、専門家に聞くと、自分では考えに及ばなかった手段や方法が見つかり、目標達成の近道にも繋がります。

Ⅳ.周りと共有する

行動計画を立てたら、周りと共有すると、さらに精度を上げることができます。

周りと共有することを前提に行動計画を立てることで、より客観的に分かりやすい計画になります。

さらに、アドバイスをもらってより現実的な計画になったり、賞賛や応援を受けてモチベーションアップにつながったりすることもあります。

独立FPはなかなか上司や同僚は少ないかもしれませんが、身近な人でも構いませんので、積極的に共有していきましょう。

D(実行) 計画通りに即行動する

行動計画を立てたら、その計画を実行することのみに集中しましょう。

このときに大切なことは、以下の2つです。

Ⅰ.最初から完璧を目指さない

完璧にやろうと思ってしまうと、スピードや効率が悪くなってしまいます。6割くらいの完成度を目指し、早めに報告して、軌道修正していくと、仕事のスピードも上がっていきます。

人間は失敗やミスをする生き物なので、「失敗をしない」ことよりも、「失敗から学ぶ」姿勢を意識して、試行錯誤して目標達成に近づいていきましょう

ただし、自己判断が多くなると、取り返しのつかない失敗をしてしまうこともありますので、周りとの情報共有を意識的に行うことも大切です。

例えば今回の事例では、記事投稿数を倍にするという計画を立てましたが、そのとおり投稿し続けられるかはわかりません。仮に、1.5倍ぐらいしか投稿できなくても、それはそれでOKとします。

Ⅱ.行動を細かく記録しておく

どういう行動をしたか、細かく記録を取っておくと、C(評価)の振り返りの段階でより分析しやすくなります。

ささいな行動が、成果に結びつくこともありますので、こまめに記録しておくことをおすすめします。

C(評価) 定期的にチェックする

行動したら、振り返って評価をしましょう。

このときに大切なことは、以下の2つです。

Ⅰ.短期間で微調整する

1日単位、1週間単位などできる限り短期間でC(評価)を行い、微調整していきましょう。

振り返りが遅いと、軌道修正にも時間がかかることがあります。

細かく行動を振り返り、細かく軌道修正していくようにしましょう。

Ⅱ.感情より数字を重視する

何度も繰り返すようですが、大切なのは数字です。

どれだけ頑張ったか、行動したか、よりも、その結果どういう数字やデータが得られたのかを重視します。

そうすることで、行動や結果が管理でき、目標達成への最短ルートも徐々に見えてくるはずです。

A(改善) プランを改善していく

振り返って、行動に対する結果が分かったら、それに基づき、行動計画を改善していきましょう。

このときに大切なことは、以下の2つです。

Ⅰ.失敗を恐れない、失敗から学ぶ

仕事やビジネスでは、行動力が大切です。

行動しないと、結果のデータも得られないですし、行動して初めて分かることもあります。

最初からうまくいくことは滅多にありませんので、常に失敗から学習して、仕事のパフォーマンスを上げていきましょう。

例えば今回の事例では、「投稿数を倍にする」計画でしたが、実際には1.5倍だったとします。しかし、数字を計測すると問い合わせページへのアクセス数も1.5倍になっていたとします。

だとすると投稿数と問い合わせページへのアクセス数が比例するという仮説が成り立つことが期待できるので、では1.5倍だった投稿数を2倍にするためにはどうすればいいか?という PDCA を考えればいいということになります。

このようなシンプルな結果になることは稀ですが PDCA の考え方の「根本」はどのような場合でも同じなのです。

Ⅱ.PDCAを定着させる

PDCAは、サイクルを短期間ですばやく回して、目標達成や問題解決に近づいていく方法です。

一度結果を得ただけで満足するのではなく、PDCAサイクルを何度も回して、より成果が出やすい行動計画を発見していきましょう。

PDCAの回し方 まとめ

以上のように、PDCAの重要性や回し方について、詳しく説明してきましたが、いかがでしたか?

PDCAをうまく実行するコツは、以下の3つです。

  1. どんどん行動する
  2. 何度も振り返る
  3. 継続する

完璧に計画を立ててから実行したい人もいると思いますが、行動して結果を得られないと、改善もできないので、ぜひPDCAサイクルを繰り返し行ってみてください。

また、今回は、FPビジネスでの活用を中心に書きましたが、自分の趣味や目標にも応用できますので、日常生活でも活用すると、より充実した毎日が送れるようになると思います。

ぜひ今日から PDCA を活用してくださいね。 



ps.

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